CONDITIONS GENERALES DE PRESTATIONS DE LDIP

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1. CHAMP D’APPLICATION DES CONDITIONS GENERALES DE PRESTATIONS DE LDIP

Nous vous remercions d’avoir choisi Linden & De Roeck (ci-après « LDIP », « Nous », “nous”) afin de vous représenter. Nous vous prodiguons, de manière confidentielle et professionnelle, des conseils en matière de propriété intellectuelle et matières connexes.

Les services que nous vous prodiguons sont soumis aux présentes conditions générales de prestations (ci-après CGP) qui prévalent sur toutes autres conditions générales ou spéciales provenant de vous, qui, en l’absence d’accord préalable écrit de notre part, ne lient pas LDIP, quel que soit le moment où elles nous ont été communiquées. 

Votre acceptation des services ou d’une offre de LDIP, vos instructions de prester un service ou le paiement de notre facture entraîne votre acceptation de nos CGP ainsi que de nos tarifs.

Le fait de ne pas suivre/respecter une des dispositions des CGP n’implique pas le renoncement de LDIP à l’application des CGP.

LDIP peut déroger à ces CGP à tout moment et sans préavis. Les CGP applicables sont celles en vigueur à la date de l’acceptation de notre offre de services et/ou de vos instructions de prester un service et/ou paiement de nos factures.

En cas d’urgence ou continuation tel que prévu au point 3, les CGP en vigueur à la date de l’émission de la proposition de prestation de service sont applicables.

LDIP peut être amené à établir des dispositions dérogatoires aux présentes CGP. 

Les CGP sont à votre disposition sur demande ou sur le site web.

 

2. OBLIGATIONS DE LDIP 

Il est de notre responsabilité de rendre nos services de manière compétente, consciencieuse et objective, en préservant vos intérêts, tout en respectant les lois et règlements applicables ainsi que les pratiques déontologiques en vigueur.

Nous ne pouvons agir simultanément pour des parties ayant des intérêts opposés dans les matières pour lesquelles nous agissons, sauf si les deux parties l’acceptent.

Il est plus aisé si vous nous indiquez les sociétés ou compagnies pour lesquelles vous pensez que nous ne pouvons pas agir sans créer un conflit d’intérêt.

Il se peut qu’un conflit d’intérêt apparaisse plus tard, par exemple, lorsque vous acquérez (ou êtes acquis par) une nouvelle société ou compagnie. 

Dans un tel cas, nous nous réservons le droit de mettre un terme à nos prestations futures, envers l’une des parties, à tout le moins en ce qui concerne la partie des prestations présentant un conflit d’intérêt.

En raison d’obligations de confidentialité, il est bien souvent impossible pour nous d’identifier l’autre partie ou l’affaire concernée lorsque nous vous informons que nous ne pouvons plus vous représenter.

Nous ne sommes pas tenus d’effectuer une vérification de conflit d’intérêt. 

LDIP est tenu de prester ses services en accord avec les obligations de confidentialité auxquelles est tenu tout conseil en propriété intellectuel en Belgique.

LDIP ne peut être tenu responsable pour vos choix de services.  En particulier, vous êtes seul responsable de vos choix d’acquisition de titre(s) de propriété intellectuelle par l’intermédiaire de LDIP, et à cet égard, renoncez à tout recours à l’encontre de LDIP. 

 

3. COMMANDE

LDIP réalisera toute prestation après réception de l’acceptation d’une proposition de prestation de services. 

Nous comptons sur votre collaboration afin de nous fournir à temps toute information utile et complète. 

Nous préférons, dans la mesure du possible, que des instructions orales soient confirmées par écrit afin d'éviter tout malentendu éventuel. S'il est inévitable que vous nous fournissiez des instructions orales plutôt que écrites, nous vous confirmerons par écrit les instructions que nous avons reçues, comme nous les comprenons. Les offices de propriété intellectuelle imposent souvent des délais et l'incapacité de respecter ces délais peut être fatale aux droits concernés. Bien qu'il soit de notre responsabilité de vous tenir informé de tout délai pertinent, notre responsabilité ne peut être engagée si vous ne nous fournissez pas des instructions claires, complètes et suffisamment rapides afin de nous permettre d'agir dans le cadre de ces délais officiels. Nous nous efforcerons de vous informer des délais, des actions ou des instructions qui sont nécessaires, mais nous ne nous engageons pas à donner d'autres rappels, à engager des frais en votre nom, ou à prendre d'autres mesures en l'absence d'instruction d’agir. Dans ce cas, vos droits peuvent être perdus irrévocablement.

Si nous recevons des instructions tardives, nous ne serons peut-être pas en mesure de les exécuter dans le temps imparti, auquel cas vos droits pourront être perdus irrévocablement. En cas d'instructions tardives ou de retard de paiement, des frais d'urgence peuvent être facturés.

En cas d'urgence (telle la sauvegarde de vos droits de propriété intellectuelle ou de vos intérêts) ou si les services à rendre sont la continuation d'une action en cours, LDIP peut effectuer (sans obligation) les services à vos frais sans votre acceptation formelle.  Dans ce cas, nous vous informerons de la nature exacte de l'action à prendre et des coûts connexes (ou estimation) vous permettant de les refuser dans les 24 heures.

 

4. INFORMATION A JOUR 

Nous comptons sur votre entière collaboration afin de divulguer toutes les informations nécessaires à l'exécution des services les plus précis.

Sauf accord contraire, nous supposerons que toute personne au sein de votre organisation peut nous instruire en votre nom. Cela dit, il est souvent utile que vous désigniez une personne au sein de votre organisation comme point de contact principal pouvant nous donner instructions.

Vous devez informer immédiatement LDIP de tout changement lié aux informations que vous nous avez fournies.

Nous ne sommes pas responsables de tout dommage ou perte de droit résultant d'informations erronées, incomplètes, tardives ou en l'absence de documents à envoyer à LDIP avant la date limite demandée.  En l'absence d'informations ou de documents clairs et complets, LDIP ne sera pas en mesure d'exécuter ses services et ne sera pas responsable directement ou indirectement des actions non accomplies.

Nous communiquerons avec vous en utilisant la dernière adresse (email ou adresse postale) que vous nous avez fournie. Toute modification doit être immédiatement notifiée à LDIP.  Nous ne serons pas responsables de tout dommage ou perte de droits si un changement de statut, de responsable, d'adresse ou d'autres informations de contact n'a pas été dûment notifié à LDIP.

 

5. COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES

Nous communiquerons principalement avec vous par e-mail. Étant donné que les e-mails envoyés sur Internet peuvent manquer de sécurité et compromettre la confidentialité, nous ne pouvons pas accepter la responsabilité de toute corruption dans les informations qui vous sont transmises ou divulgation à d'autres parties en raison de l'interception de ces communications. En raison de la nature même de l'Internet, nous ne pouvons pas accepter la responsabilité de la non réception ou la réception tardive de ces communications.

Nous serons chargés de procéder à des contrôles réguliers des virus. Cependant, nous vous conseillons d'effectuer vos propres contrôles antivirus sur toutes les communications (que ce soit sous forme de disque dur, e-mail, Internet ou autre). Dans la mesure où nous avons rempli notre obligation ci-dessus, nous ne pouvons pas accepter la responsabilité (y compris pour négligence) pour tous les virus qui peuvent entrer dans votre système ou données. En outre, bien que nous observions des précautions raisonnables, nous ne pouvons garantir la sécurité de nos systèmes informatiques.

 

6. DOCUMENTS FOURNIS PAR LDIP

Vous êtes tenu de vérifier l'exactitude des documents et des informations fournis par LDIP. En l'absence de réaction de votre part dans les 15 jours ou 24 heures avant la date limite, LDIP considère le contenu des documents ou des informations livrés comme exacts.

 

7. DELAI D’EXECUTION

LDIP exécutera ses services dans un délai raisonnable et conformément à ses possibilités.

Le terme que nous fournissons est indicatif et tout dépassement n'est pas un motif de résiliation de la relation ou de contestation des coûts dus pour les services.

Lorsqu’une provision est due, le délai pour l'exécution des services commence à partir de la réception du paiement sur notre compte avec les références du dossier.  Dans le cas où nous avons besoin d'information/document pour effectuer les services, le délai commence à partir du premier jour ouvrable suivant la date à laquelle nous recevons toutes les informations/documents dont nous avons besoin afin d’effectuer nos prestations.

 

8. INTERVENTION D’UN TIERS

LDIP peut confier la réalisation de prestations à des prestataires ou correspondants externes. 

Au cours de notre travail, nous pouvons avoir besoin d'instruire des tiers (par exemple, les correspondants étrangers) d'agir en votre nom. Nous pouvons instruire ces tiers directement en votre nom, ou alternativement vous pourriez devoir signer une procuration ou document similaire afin d’engager ce tiers.

Ce tiers ne fait pas partie de notre société. Bien que nous nous efforcions de sélectionner les tiers, que nous considérons comme étant de bonne qualité, nous ne sommes pas responsables de toute défaillance ou négligence de ces tiers. Nous surveillerons, bien entendu, ces tiers de façon continue afin de nous assurer que le service requis est fourni et que nos normes de qualité sont maintenues.

Toutes les recherches que vous demandez peuvent être effectuées par nous-mêmes, par des offices de propriété intellectuelle ou par une firme de recherche spécialisée indépendante. En raison des limitations et des erreurs occasionnelles dans les classifications, les indices, les algorithmes, les bases de données informatiques et les documents/registres officiels, aucune recherche ne peut être garantie pour l'exhaustivité ou l'exactitude. Nous nous efforcerons de signaler toute restriction/limitation particulière lors de la remise des résultats de recherche et pourrons recommander l'extension de la recherche.

LDIP décline toute responsabilité en raison d'une erreur ou d'une omission dans les recherches de droits antérieurs, enquêtes d’usage et de surveillance des marques, des dessins ou des noms de domaine (ou autre droits), dans la mesure où tous les soins et attention nécessaires ont été accordés à l'exécution de ce type de service.

 

9. HONORAIRES PROFESSIONNELS

9.1 Nos tarifs

Nous essaierons de vous fournir une estimation indicative des frais, honoraires et coûts escomptés pour les services à effectuer.

Nos tarifs sont principalement basés sur le temps consacré au dossier, bien que d'autres facteurs puissent également être pris en compte.

Ces facteurs peuvent comprendre la charge de travail et la complexité du dossier, ainsi que le degré d'urgence en cause. Nous pouvons ajuster nos tarifs standard si des connaissances hautement spécialisées sont nécessaires, ou si la question est complexe et/ou urgente. Des frais fixes peuvent s'appliquer par rapport à des prestations spécifiques. Nos taux horaires sont principalement basés sur l'ancienneté et l'expérience du personnel professionnel impliqué. Nos tarifs sont calculés au taux en vigueur lorsque la prestation est effectuée. 

Nos tarifs et honoraires sont en euros et peuvent être ajustés/indexés annuellement.

Les honoraires de LDIP ne comprennent pas les coûts, les taxes et les frais externes encourus par LDIP pour les besoins de l'exécution des services. Les frais, taxes et honoraires des prestataires externes sont facturés en sus des honoraires de LDIP. Les frais administratifs pour la manutention, le traitement, et le recouvrement des factures couvrant ces coûts, taxes et frais externes y seront ajoutés.

En raison des frais administratifs encourus pour le traitement administratif des remboursements, tous frais, honoraires et taxes officiels ou administratifs/de mandataires perçus par LDIP d'une tierce partie, vous sera remboursé, seulement pour un montant supérieur à un 250 euros HTVA (€250), par service. Ces frais forfaitaires de 250 euros seront conservés dans tous les cas par LDIP.

Les tarifs énoncés dans toute offre de services sont compris comme étant nets et hors taxes. La taxe sur la valeur ajoutée (TVA), au taux en vigueur à la date de facturation, sera appliquée en sus, lorsqu’elle est prévue par la loi.

9.2 Paiement des frais

Vous serez responsable des dépenses que nous encourons en votre nom. Ces frais peuvent inclure les frais des Offices de propriété intellectuelle, les honoraires d’avocats, les frais de tout expert ou d'autres agents (y compris, entre autres, les traducteurs ou avocats/mandataires étrangers). Ils peuvent également inclure des frais tels que les frais de photocopie, les courriers, les frais de voyage et de réunion, la légalisation, la traduction, les frais de téléphone et de télécopie. Bien que nos frais fixes et tarifs horaires soient prévisibles, vous devrez comprendre que les frais de représentation locale et les frais officiels sont hors de notre contrôle, car ils peuvent être modifiés sans préavis et (dans le cas de prestations à l’étranger) varient avec le taux de change applicable.

Les frais administratifs de manutention, de traitement et de recouvrement des factures qui couvrent ces frais, taxes et taxes externes seront ajoutés.

L'offre de services est émise sous réserve de variations des frais tels que les modifications des taxes officielles, des frais d’agents étrangers, ainsi que des taux de change.

9.3 Paiement d’une provision

Conformément aux pratiques professionnelles courantes, nous pouvons exiger le paiement d’une provision, en particulier en cas de montants plus élevés tel que les frais de dépôts et action à l’étranger, si nous n'avons pas encore effectué des prestations pour vous ou si des factures sont en attente de paiement. 

Le montant de la provision demandée peut porter sur l'ensemble des coûts des services à prester, toutes taxes incluses.

Lorsque nous faisons une telle demande, nous n'effectuerons aucun travail instruit tant que le paiement demandé, avec son numéro de référence correspondant, n'aura pas été versé sur notre compte bancaire. 

9.4 Estimations

Sur demande, nous essayerons d’estimer, de bonne foi, les frais futurs en fonction de nos connaissances à ce moment. Toutefois, comme les frais peuvent être affectées par des questions indépendantes de notre volonté, et que la quantité de travail en cause ne peut pas toujours être prévisible avec exactitude, ces estimations ne seront pas contraignantes. Seules certaines prestations sont soumises à des frais fixes. Si au cours de l'exécution de notre prestation, il s’avère évident que nos frais sont susceptibles de dépasser notre estimation, nous essayerons d'obtenir votre autorisation avant de dépasser notre estimation.

Nous vous invitons à nous informer si vous souhaitez fixer une limite supérieure des frais qui ne peuvent être engagés sans votre autorisation.

Les demandes d'offres nécessitant des préparations spécifiques ou des réunions avec nous peuvent vous être facturées. 

9.5 Facturation

Nous sommes à même d’émettre des factures et d'accepter leur paiement d'une autre personne que vous désignez (par exemple, une autre société du même groupe). Cependant, veuillez noter que la responsabilité ultime d’honorer leur paiement vous revient.

9.6 Paiements tardifs

Si le règlement d'une facture n'est pas honoré sur le compte bancaire de LDIP dans un délai de trente (30) jours à compter de la réception de la facture, le montant correspondant entraînera, sans autre préavis, des intérêts de retard de paiement et des frais de recouvrement en vertu de la législation en vigueur.

Les paiements par chèque ne sont pas acceptés.

En plus des frais de recouvrement, LDIP peut ajouter une indemnité égale à 10% de la facture avec un minimum de 100 euros. Une indemnité additionnelle peut être réclamée si, sur base de preuve, les frais de recouvrement sont supérieurs au montant des taxes mentionnées dans la présente disposition.

Si un paiement demandé n'est pas effectué ou si une facture reste impayée après la période de paiement de 30 jours, nous nous réservons le droit de suspendre toute prestation en votre nom. Ceci est sans préjudice de notre droit de facturer les travaux entrepris avant cette suspension, et de prendre les mesures légales nécessaires au recouvrement de nos frais. Vous serez responsable des conséquences de la suspension de nos prestations, ce qui peut entraîner la perte irrévocable de droits ou l'omission d'en acquérir.

Les frais inhérents à toute procédure de recouvrement des sommes dues (par exemple devant les tribunaux) sont à votre charge.

 

10. DOSSIERS

10.1. Propriété des dossiers

Nos dossiers demeurent notre propriété en tout temps. Si vous souhaitez transférer vos dossiers à un autre professionnel, nous copierons vos dossiers (à vos frais) et vous transmettrons une copie après règlement de l’ensemble de nos factures et frais.

10.2 Destruction des dossiers

Notre pratique habituelle est de détruire nos dossiers, correspondances et documents, 5 ans après la clôture du dossier. Sauf instructions contraires, nous supposerons que vous acceptez cette disposition. Les renouvellements sont traités différemment.

 

11. CONTESTATIONS

Toute contestation de notre facture doit être notifiée par courrier recommandé dans les 15 jours suivant la date de la facture contestée.

Aucun litige ne peut constituer un motif de suspension de paiement, de retenue ou de compensation de montants dus.

Aucune action ne peut être introduite (quel que soit la raison, la nature, la procédure) contre LDIP plus de 6 mois à compter de la date à laquelle vous avez ou auriez dû avoir connaissance de notre défaut de répondre à l'une de nos obligations.

 

12. RESPONSABILITÉ-ASSURANCES

Nous sommes liés par une obligation de moyen et ferons tout notre possible pour assurer la bonne exécution de nos services en temps opportun.

LDIP a une assurance couvrant sa responsabilité civile professionnelle pour les négligences et les fautes commises dans l'accomplissement de ses fonctions. 

Si nous manquons à nos obligations, notre responsabilité pour tout dommage que nous vous causerions et que vous prouvez (y compris la perte d'un droit de propriété intellectuelle ou une échéance manquée), est limitée au montant le plus faible de ce qui suit : (1) le montant total des factures que vous avez payées pour les services directement liés aux dommages qui vous sont causés, ou (2) cent-mille euros (100,000 euros) sous réserve de l'acceptation par notre compagnie d'assurance.

Nous ne sommes pas responsables des dommages causés ou résultants de l'intervention de tierces parties.

Nous ne sommes pas responsables des dommages ou de la suspension de nos services en cas de force majeure.

 

13. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Les droits de propriété intellectuelle de LDIP contenus dans les documents qui vous sont soumis sont réservés et sont la propriété exclusive de LDIP. Aucune utilisation et/ou exploitation de ces droits de propriété intellectuelle, tels que, sans que cette liste ne soit exhaustive, les photocopies, la reproduction, la publication, la modification ou le transfert à un tiers ne sont autorisées sans l'accord préalable exprès de LDIP.

LDIP s’engage à respecter vos droits de propriété intellectuelle.

 

14. ANNULATION-CESSION

Vous pouvez mettre un terme à nos services à tout moment en nous informant par écrit. Cet arrêt est fait à vos propres risques et implique le paiement immédiat de nos factures en attente, ainsi que celles pour nos services rendus ou commencés, même s’ils n’ont pas encore été facturés.

Nous avons la même option d'annulation de nos services, conformément aux obligations professionnelles de la loi belge applicable.

En cas de défaut de paiement de nos honoraires, frais et/ou factures ou si vous ne respectez pas l’une de vos obligations, LDIP peut mettre fin à ses services, 7 jours après vous avoir notifié, par lettre ou par courriel, un préavis de paiement ou de respecter vos obligations.  Ceci n'affecte pas la possibilité pour LDIP de réclamer des dommages et intérêts et de suspendre tous ses services en attente.

Indépendamment des motifs de résiliation, sur demande écrite, LDIP vous livrera à vous ou à votre nouveau représentant, tous les documents officiels dont elle est le dépositaire, ainsi que tous les documents et informations nécessaires à l'exécution ou à la réalisation des services pour laquelle il a été nommé.  Ces services peuvent être facturés.

 

15. CHANGEMENT DE SITUATION

Si votre situation change à cause d'un décès, d'une dissolution, de changements dans votre société, de la faillite ou de toute circonstance mettant en péril votre solvabilité, nous pouvons demander que toutes les sommes dues soient payées immédiatement, même avant la date d'échéance ou demander des garanties (approuvées par LDIP) que vos engagements seront dûment maintenus, indépendamment de la suspension ou de l'annulation éventuelle de nos services.

 

16. DROIT APPLICABLE

Si un différend surgit entre nous au sujet de services exécutés, nous nous efforcerons ensemble de trouver un règlement amiable.

En l'absence de règlement amiable dans les 30 jours suivant le litige, la question sera portée exclusivement devant les tribunaux bruxellois.  Le droit belge est applicable.

© Linden & De Roeck, Novembre 2017.